Goede beveiliging voor flexkantoren en coworkinglocaties vraagt om een andere aanpak dan bij een traditioneel kantoor. Op één locatie werken vaak meerdere bedrijven, zelfstandigen, bezoekers en tijdelijke gebruikers door elkaar.
Dat betekent dat er veel verschillende mensen toegang nodig hebben, vaak op uiteenlopende dagen en tijdstippen.
Juist daarom zijn toegangscontrole, camerabeveiliging en duidelijke bezoekersstromen belangrijk. De beveiliging moet praktisch blijven voor gebruikers, maar tegelijkertijd voldoende grip geven op wie waar toegang heeft.
Rodateq helpt zakelijke locaties in Twente met beveiligingsoplossingen die passen bij gedeelde kantooromgevingen.
Waarom coworkinglocaties andere beveiliging vragen
Een traditioneel kantoor heeft vaak één team met vaste medewerkers.
Bij een flexkantoor ligt dat anders.
Dagelijks kunnen er bijvoorbeeld aanwezig zijn:
- vaste huurders;
- flexwerkers;
- zzp’ers;
- klanten;
- leveranciers;
- schoonmaakpersoneel;
- onderhoudspartijen;
- bezoekers van vergaderruimtes.
Niet iedereen heeft dezelfde toegangsrechten nodig.
Daarom kan een standaard sleutelbos al snel onpraktisch worden.
Toegangscontrole voor flexkantoren
Digitale toegangscontrole kan een goede basis vormen voor een coworkinglocatie.
Gebruikers kunnen toegang krijgen tot specifieke delen van het gebouw.
Denk bijvoorbeeld aan:
- hoofdingang;
- eigen kantoorunit;
- vergaderruimte;
- gezamenlijke werkruimte;
- opslagruimte.
Zo hoeft niet iedere huurder automatisch overal naar binnen te kunnen.
Toegang per gebruiker regelen
Een belangrijk voordeel van digitale toegangscontrole is dat rechten per gebruiker kunnen worden ingesteld.
Een vaste huurder kan bijvoorbeeld iedere werkdag toegang hebben.
Een tijdelijke gebruiker misschien alleen:
- op maandag;
- tussen bepaalde tijden;
- tot het einde van de huurperiode.
Dat maakt het toegangsbeheer overzichtelijker.
Geen grote aantallen sleutels in omloop
Bij coworkinglocaties kunnen gebruikers regelmatig wisselen.
Wanneer iedere gebruiker een fysieke sleutel krijgt, kunnen na verloop van tijd veel sleutels in omloop zijn.
Dat maakt beheer lastiger.
Bij digitale toegangscontrole kunnen oude rechten eenvoudiger worden ingetrokken.
Dat is vooral praktisch wanneer huurders komen en gaan.
Nieuwe huurder toegang geven
Wanneer een nieuwe ondernemer een kantoor of werkplek huurt, kan toegang worden ingericht op basis van de afspraken.
Bijvoorbeeld:
- toegang tot hoofdingang;
- toegang tot eigen ruimte;
- toegang tot gezamenlijke voorzieningen.
Zo krijgt een huurder niet automatisch meer toegang dan nodig is.
Vertrekkende huurder direct uitschrijven
Wanneer een huurder vertrekt, moeten toegangsrechten worden aangepast.
Dat voorkomt dat oude toegang onnodig actief blijft.
Dit is één van de belangrijkste voordelen ten opzichte van traditionele sleuteluitgifte.
Tijdelijke flexwerker toegang geven
Flexkantoren werken regelmatig met dagpassen of tijdelijke huur.
Voor zulke gebruikers kan tijdelijke toegang praktisch zijn.
De toegang hoeft dan niet permanent actief te blijven.
Na afloop van de afgesproken periode kan deze worden beëindigd.
Toegang buiten kantooruren
Sommige coworkinglocaties bieden gebruikers ook ‘s avonds of vroeg in de ochtend toegang.
Dan is het belangrijk dat duidelijk is wie op welk moment het gebouw mag betreden.
Toegangscontrole kan helpen om rechten af te stemmen op de gebruiksuren.
Verschillende zones binnen een flexkantoor
Een coworkinglocatie bestaat vaak uit meerdere zones.
Bijvoorbeeld:
Open werkruimte
Voor flexwerkers en huurders.
Privékantoren
Alleen voor de betreffende gebruikers.
Vergaderruimtes
Voor geboekte afspraken.
Technische ruimte
Alleen voor beheer of onderhoud.
Opslag
Alleen voor specifieke gebruikers.
Door deze zones apart te bekijken, wordt beveiliging overzichtelijker.
Vergaderruimtes en bezoekers
Vergaderruimtes worden vaak gebruikt door externe bezoekers.
Die bezoekers hoeven niet automatisch toegang te krijgen tot alle andere delen van het gebouw.
Een duidelijke bezoekersroute kan daarom helpen.
Bijvoorbeeld:
- melden bij de entree;
- rechtstreeks naar vergaderruimte;
- geen vrije toegang tot privékantoren.
Intercom bij de entree
Wanneer er niet continu een receptie aanwezig is, kan een intercom handig zijn.
Een bezoeker kan zich melden voordat toegang wordt verleend.
Dit kan vooral praktisch zijn bij locaties waar:
- meerdere bedrijven zitten;
- de voordeur gesloten blijft;
- bezoekers gedurende de dag verspreid aankomen.
Video-intercom
Afhankelijk van het systeem kan een intercom worden gecombineerd met video.
Dat geeft extra zicht op wie zich bij de entree meldt.
Voor een coworkinglocatie met veel verschillende bezoekers kan dat extra overzicht bieden.
Camerabeveiliging bij flexkantoren
Camerabeveiliging kan onderdeel zijn van de totale beveiliging.
Logische locaties zijn bijvoorbeeld:
- hoofdingang;
- parkeerterrein;
- algemene entree;
- buitenterrein.
Binnen gedeelde kantoorruimtes moet camerabeveiliging zorgvuldig worden afgewogen vanwege privacy.
Het is niet nodig om iedere werkplek continu in beeld te brengen.
Camera bij de hoofdingang
De hoofdingang is vaak de meest logische plek voor camerabeveiliging.
Daar komen vrijwel alle gebruikers en bezoekers langs.
Een camera kan extra zicht geven op:
- personen bij de entree;
- beweging buiten openingstijden;
- bezoekersstromen.
Privacy binnen coworkinglocaties
Flexkantoren hebben veel verschillende gebruikers.
Daarom is privacy extra belangrijk.
Camera’s moeten een duidelijk beveiligingsdoel hebben en gericht worden geplaatst.
Werkplekken, vergaderruimtes en andere ruimtes hoeven niet zonder duidelijke reden continu gefilmd te worden.
Inbraakbeveiliging buiten openingstijden
Niet iedere coworkinglocatie is 24 uur per dag open.
Wanneer het gebouw gesloten is, kan een inbraaksysteem helpen om ongewenste toegang te signaleren.
Het alarmsysteem kan worden afgestemd op:
- hoofdingang;
- kantoorunits;
- algemene ruimtes;
- achteringangen.
De exacte inrichting hangt af van het gebruik van het gebouw.
Coworkinglocatie met 24/7 toegang
Bij locaties met ruime openingstijden ligt de situatie anders.
Er kunnen vrijwel altijd bevoegde gebruikers aanwezig zijn.
Dan is goed toegangsbeheer extra belangrijk.
Het systeem moet onderscheid kunnen maken tussen mensen die wel en niet toegang hebben.
Meerdere bedrijven onder één dak
Een flexkantoor lijkt op sommige punten op een bedrijfsverzamelgebouw.
Meerdere organisaties gebruiken dezelfde:
- entree;
- gangen;
- parkeerplaats;
- voorzieningen.
Toch wil iedere huurder de eigen ruimte goed kunnen afsluiten.
Daarom is het handig om gezamenlijke en privézones apart te beveiligen.
Eigen kantoorunit apart beveiligen
Een huurder kan bijvoorbeeld toegang hebben tot de gezamenlijke entree, maar daarnaast alleen tot de eigen kantoorunit.
Zo hoeven huurders niet automatisch elkaars ruimtes te kunnen betreden.
Dat geeft meer grip en duidelijkheid.
Schoonmaakpersoneel toegang geven
Schoonmaak vindt vaak buiten normale openingstijden plaats.
Daarom kan tijdelijke of tijdgebonden toegang praktisch zijn.
Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld alleen toegang te hebben:
- op vaste dagen;
- tijdens bepaalde uren;
- tot specifieke ruimtes.
Onderhoud en technische partijen
Ook monteurs en andere externe partijen hebben soms tijdelijk toegang nodig.
Denk aan:
- IT-beheer;
- installateurs;
- onderhoudsbedrijven;
- technische service.
Deze partijen hoeven niet permanent toegang te houden nadat de werkzaamheden zijn afgerond.
Personeelswisselingen bij beheerorganisatie
Ook het eigen personeel van een coworkinglocatie kan wisselen.
Denk aan:
- locatiebeheer;
- receptie;
- facilitair personeel.
Toegangsrechten moeten worden aangepast wanneer functies veranderen of medewerkers vertrekken.
Sleutelbeheer bij meerdere huurders
Wanneer toch fysieke sleutels worden gebruikt, is goed sleutelbeheer belangrijk.
Houd bij:
- welke huurder welke sleutel heeft;
- hoeveel exemplaren zijn uitgegeven;
- wanneer sleutels worden ingeleverd.
Bij grote aantallen huurders kan digitale toegangscontrole echter vaak overzichtelijker zijn.
Parkeerterrein beveiligen
Grotere coworkinglocaties beschikken soms over een eigen parkeerterrein.
Hier komen dagelijks veel verschillende voertuigen.
Camerabeveiliging en goede verlichting kunnen helpen om dit terrein overzichtelijk te houden.
Kentekenherkenning bij vaste huurders
Bij afgesloten parkeerterreinen kan kentekenherkenning interessant zijn.
Vaste huurders kunnen dan bijvoorbeeld via een geregistreerd kenteken toegang krijgen.
Of dit passend is, hangt af van de grootte en inrichting van de locatie.
Noodverlichting in flexkantoren
Naast beveiliging speelt ook gebouwveiligheid een rol.
Noodverlichting kan helpen om bij uitval van de normale verlichting belangrijke vluchtroutes zichtbaar te houden.
Dat is vooral belangrijk omdat veel gebruikers het gebouw niet dagelijks bezoeken.
Bezoekers kennen het gebouw minder goed
Een vaste medewerker kent meestal de route naar buiten.
Een flexwerker die voor het eerst op locatie is, niet.
Daarom moeten vluchtroutes en uitgangen duidelijk herkenbaar zijn.
Een goede gebouwinrichting helpt bezoekers om ook zonder uitgebreide uitleg hun weg te vinden.
Brandbeveiliging bij coworkinglocaties
Rodateq houdt zich naast inbraak- en toegangsbeveiliging ook bezig met brandbeveiliging.
Welke voorzieningen passen bij een coworkinglocatie hangt af van:
- gebouw;
- omvang;
- indeling;
- gebruik.
Daarom moet de situatie per locatie worden bekeken.
Coworkinglocatie beveiligen in Enschede
Enschede heeft verschillende zakelijke locaties, bedrijfsverzamelgebouwen en flexibele kantooromgevingen.
Voor een coworkinglocatie kan vooral flexibel toegangsbeheer belangrijk zijn.
Rodateq kan daarbij kijken naar:
- entree;
- huurders;
- kantoorunits;
- bezoekers;
- parkeerterrein.
Flexkantoor beveiligen in Hengelo en Almelo
Ook in Hengelo en Almelo zijn flexibele kantoorconcepten en bedrijfsverzamelgebouwen te vinden.
Bij zulke locaties kan het belangrijk zijn om gezamenlijke ruimtes en individuele units goed van elkaar te scheiden.
Toegangscontrole kan daarbij een praktische rol spelen.
Coworking en flexkantoren in Borne, Oldenzaal en Haaksbergen
Ook kleinere zakelijke locaties in Borne, Oldenzaal en Haaksbergen kunnen gebruikmaken van flexibele verhuur of gedeelde werkruimtes.
De beveiliging hoeft daar niet ingewikkeld te zijn.
Het gaat vooral om duidelijke toegang en overzichtelijk beheer.
Flexkantoren in de rest van Twente
Rodateq helpt zakelijke locaties in heel Twente.
Dat geldt ook voor bedrijven en kantoorlocaties in onder andere:
De oplossing wordt afgestemd op het gebouw en de manier waarop gebruikers de locatie gebruiken.
Beveiliging moet gebruiksvriendelijk blijven
Een coworkinglocatie moet laagdrempelig blijven voor huurders.
Een ingewikkeld systeem kan juist voor frustratie zorgen.
Daarom is het belangrijk dat beveiliging:
- eenvoudig werkt;
- duidelijk is;
- snel aangepast kan worden;
- aansluit op dagelijkse processen.
Dat maakt beveiliging onderdeel van een goed beheerde locatie in plaats van een obstakel.
Bestaande flexlocatie beter beveiligen
Heb je al een coworkinglocatie?
Dan kan de bestaande beveiliging worden bekeken.
Misschien zijn er bijvoorbeeld:
- te veel sleutels in omloop;
- beperkte controle bij de entree;
- oude camera’s;
- geen duidelijke toegangsrechten per huurder.
Dan kan gericht worden gekeken welke onderdelen verbetering nodig hebben.
Nieuwe coworkinglocatie beveiligen
Bij een nieuwe locatie is het verstandig om toegangsbeheer vroeg mee te nemen.
Dan kan direct worden bepaald:
- welke deuren toegangscontrole krijgen;
- welke zones openbaar of privé zijn;
- waar bezoekers binnenkomen;
- hoe huurders toegang krijgen.
Dat voorkomt dat later onnodige aanpassingen nodig zijn.
Veelgestelde vragen over beveiliging voor coworkinglocaties
Welke beveiliging is geschikt voor een flexkantoor?
Toegangscontrole, inbraakbeveiliging en gerichte camerabeveiliging kunnen belangrijke onderdelen zijn. De precieze oplossing hangt af van het gebouw en het gebruik.
Kunnen huurders verschillende toegangsrechten krijgen?
Ja. Bij geschikte toegangscontrolesystemen kunnen rechten per gebruiker, deur of periode worden ingesteld.
Kan tijdelijke toegang worden gebruikt voor flexwerkers?
Ja. Tijdelijke toegang kan praktisch zijn voor gebruikers die maar een beperkte periode op locatie werken.
Is camerabeveiliging geschikt voor een coworkinglocatie?
Ja, wanneer daar een duidelijk beveiligingsdoel voor bestaat. Vooral entree en buitenterrein kunnen relevante zones zijn. Privacy moet altijd worden meegenomen.
Kan schoonmaakpersoneel alleen op bepaalde tijden toegang krijgen?
Afhankelijk van het systeem kunnen toegangsrechten worden afgestemd op specifieke tijden en dagen.
Helpt Rodateq flexkantoren in Twente?
Rodateq helpt zakelijke locaties in Twente met onder andere toegangscontrole, camera-, inbraak- en andere beveiligingsoplossingen.
Flexkantoor of coworkinglocatie in Twente beveiligen?
Zoek je professionele beveiliging voor jouw flexkantoor of coworkinglocatie?
Rodateq helpt met praktische beveiligingsoplossingen waarmee je meer grip krijgt op huurders, bezoekers, kantoorunits en gezamenlijke ruimtes.
Met een combinatie van toegangscontrole, camerabeveiliging en inbraakbeveiliging kan de locatie veilig blijven zonder het dagelijks gebruik onnodig ingewikkeld te maken.
Neem contact op met Rodateq voor advies over beveiliging van jouw coworkinglocatie of flexkantoor in Enschede, Hengelo, Almelo of elders in Twente.