Tijdelijke toegang tot een bedrijfspand is belangrijk wanneer leveranciers, monteurs, schoonmaakbedrijven of andere externe partijen slechts voor een beperkte periode toegang nodig hebben. Je wilt dat zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren, maar niet automatisch onbeperkt toegang krijgen tot het hele gebouw.
Met moderne toegangscontrole kun je tijdelijke toegang veel gerichter organiseren. Daarbij kan toegang bijvoorbeeld worden beperkt tot specifieke deuren, ruimtes, dagen of tijdstippen. Zo blijft het bedrijf toegankelijk voor wie er moet zijn, zonder dat je grip verliest op de beveiliging.
Voor bedrijven in Enschede, Twente en Overijssel is dit vooral interessant wanneer regelmatig externe partijen over de vloer komen.
Waarom tijdelijke toegang beter is dan een vaste sleutel
Veel bedrijven werken nog met fysieke sleutels voor leveranciers en monteurs.
Dat lijkt praktisch, maar kan snel voor problemen zorgen.
Een sleutel kan:
- zoekraken;
- worden gekopieerd;
- niet worden ingeleverd;
- bij de verkeerde persoon terechtkomen;
- langer in omloop blijven dan nodig.
Daarnaast is het vaak lastig om te achterhalen welke externe partij welke sleutel heeft gekregen.
Met tijdelijke digitale toegang wordt dit overzichtelijker.
Wanneer iemand alleen vandaag of deze week toegang nodig heeft, hoeft de bevoegdheid niet permanent actief te blijven.
Toegang alleen wanneer het nodig is
Het belangrijkste uitgangspunt is simpel: geef externe partijen alleen toegang wanneer dat noodzakelijk is.
Een monteur die op dinsdag tussen 09:00 en 12:00 uur werkzaamheden uitvoert, hoeft niet automatisch ‘s avonds of in het weekend naar binnen te kunnen.
Afhankelijk van het gekozen systeem kan toegang daarom worden gekoppeld aan:
- een specifieke dag;
- een tijdsperiode;
- bepaalde deuren;
- bepaalde ruimtes;
- een individuele gebruiker;
- een gebruikersgroep.
Zo ontstaat veel meer controle dan met één algemene sleutel.
Tijdelijke toegang voor leveranciers
Leveranciers komen vaak regelmatig op een bedrijfslocatie.
Denk aan leveranciers van:
- materialen;
- onderdelen;
- kantoorartikelen;
- catering;
- technische producten;
- grondstoffen.
Niet iedere leverancier hoeft echter het hele bedrijfspand in.
Soms is toegang tot een laad- en loszone of magazijningang voldoende.
Met toegangscontrole kan deze toegang gericht worden ingericht.
Toegang voor monteurs en onderhoudsbedrijven
Monteurs hebben vaak toegang nodig tot ruimtes waar gewone bezoekers niet mogen komen.
Denk aan:
- technische ruimtes;
- serverruimtes;
- installatieruimtes;
- machinekamers;
- magazijnen;
- daken;
- buitenterreinen.
Hier is extra controle belangrijk.
Een monteur kan bijvoorbeeld tijdelijk toegang krijgen tot alleen de ruimte waar onderhoud nodig is.
Na afronding van de werkzaamheden kan deze toegang weer worden ingetrokken.
Schoonmaakbedrijven toegang geven buiten kantooruren
Schoonmaakdiensten werken vaak vroeg in de ochtend of juist in de avond.
Op die momenten zijn weinig medewerkers aanwezig.
Daarom is het belangrijk om toegang goed te organiseren.
Een schoonmaakbedrijf hoeft meestal niet toegang te hebben tot:
- serverruimtes;
- technische ruimtes;
- magazijnen;
- directiekamers;
- voorraadruimtes.
Met toegangscontrole kun je precies bepalen welke ruimtes bereikbaar zijn en op welke tijdstippen.
Tijdelijke toegang voor uitzendkrachten
Ook tijdelijke medewerkers kunnen baat hebben bij tijdelijke toegangsrechten.
Bij productiebedrijven en logistieke organisaties starten regelmatig uitzendkrachten voor een beperkte periode.
In plaats van permanente toegang te geven, kunnen rechten worden gekoppeld aan de duur van de werkzaamheden.
Dat maakt het eenvoudiger om toegang weer te beëindigen wanneer het contract afloopt.
Voorkom dat toegangsrechten blijven bestaan
Een veelvoorkomend probleem is dat tijdelijke toegang uiteindelijk permanent wordt.
Een leverancier krijgt ooit een pas.
Een monteur ontvangt een code.
Een schoonmaakbedrijf krijgt een sleutel.
Na verloop van tijd weet niemand meer precies wie nog toegang heeft.
Daarom is het belangrijk om tijdelijke toegang ook echt tijdelijk te maken.
Controleer regelmatig:
- actieve gebruikers;
- oude passen;
- verlopen contracten;
- externe partijen;
- tijdelijke codes;
- gebruikers die niet meer actief zijn.
Zo voorkom je dat toegangsrechten zich jarenlang opstapelen.
Toegang per deur instellen
Niet iedere deur hoeft voor iedere gebruiker toegankelijk te zijn.
Een leverancier kan bijvoorbeeld alleen toegang krijgen tot de magazijningang.
Een monteur mag via een technische ingang naar binnen.
Een schoonmaker gebruikt een personeelsingang.
Door toegang per deur te beheren, voorkom je dat externe partijen onnodig door het volledige pand bewegen.
Toegang per ruimte beperken
Ook binnen een bedrijfspand kunnen verschillende zones worden ingesteld.
Denk bijvoorbeeld aan:
- kantoor;
- magazijn;
- serverruimte;
- technische afdeling;
- werkplaats;
- personeelsruimte;
- directie;
- opslagruimte.
Een externe partij krijgt dan alleen toegang tot de ruimte die nodig is voor de werkzaamheden.
Dat maakt de beveiliging overzichtelijker.
Tijdelijke toegang combineren met intercom
Niet iedere bezoeker heeft vooraf een digitaal toegangsmiddel nodig.
Een intercom kan worden gebruikt voor incidentele bezoekers.
De bezoeker meldt zich bij de ingang.
Een medewerker kan vervolgens bepalen of toegang wordt verleend.
Dit is bijvoorbeeld handig voor:
- bezorgdiensten;
- incidentele monteurs;
- bezoekers;
- chauffeurs;
- leveranciers die niet regelmatig komen.
Zo hoeft de buitendeur niet permanent open te staan.
Camerabeveiliging bij toegangspunten
Toegangscontrole kan worden gecombineerd met camerabeveiliging.
Een camera bij een ingang geeft extra zicht op personen die het terrein of gebouw betreden.
Dit kan vooral relevant zijn bij:
- leveranciersingangen;
- magazijndeuren;
- technische ingangen;
- laad- en loszones;
- toegangspoorten.
Zo ontstaat een extra beveiligingslaag rondom externe toegang.
Tijdelijke toegang buiten openingstijden
Sommige werkzaamheden vinden buiten reguliere openingstijden plaats.
Denk aan onderhoud in de avond, schoonmaak ‘s nachts of technische werkzaamheden in het weekend.
Dan is het extra belangrijk dat toegangsrechten goed zijn afgestemd.
Een externe partij kan bijvoorbeeld alleen toegang krijgen tussen 19:00 en 22:00 uur.
Buiten die periode werkt het toegangsmiddel niet.
Dat verkleint het risico op ongewenste toegang.
Maak duidelijke afspraken met externe partijen
Techniek is slechts één deel van de oplossing.
Ook duidelijke afspraken zijn belangrijk.
Leg bijvoorbeeld vast:
- welke ingang gebruikt moet worden;
- welke ruimtes toegankelijk zijn;
- wanneer toegang geldig is;
- of toegangsmiddelen mogen worden doorgegeven;
- wat iemand moet doen bij een probleem;
- wanneer toegangsrechten weer worden ingetrokken.
Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Gebruik geen gedeelde codes als het niet nodig is
Sommige bedrijven gebruiken één algemene code voor meerdere leveranciers.
Dat is makkelijk, maar biedt weinig controle.
Wanneer één persoon de code deelt, kan deze bij veel meer mensen terechtkomen.
Individuele toegangsmiddelen zijn daarom vaak beter beheersbaar.
Wanneer een specifieke gebruiker geen toegang meer nodig heeft, kan alleen die toegang worden ingetrokken.
Beveiliging bij meerdere externe partijen
Grote bedrijven werken soms dagelijks met tientallen externe partijen.
Dan kan toegangsbeheer snel complex worden.
Een duidelijk systeem helpt om onderscheid te maken tussen bijvoorbeeld:
- vaste leveranciers;
- incidentele leveranciers;
- monteurs;
- schoonmaak;
- uitzendkrachten;
- onderhoudspartijen.
Iedere groep kan andere toegangsrechten krijgen.
Tijdelijke toegang bij meerdere vestigingen
Bedrijven met meerdere locaties kunnen nog meer voordeel hebben van gestructureerd toegangsbeheer.
Een monteur hoeft bijvoorbeeld alleen toegang te hebben tot één vestiging.
Een regionale leverancier kan juist meerdere locaties bezoeken.
Door rechten per locatie in te richten, blijft het overzicht behouden.
Toegang intrekken zodra werkzaamheden klaar zijn
Na afronding van werkzaamheden is het verstandig om toegangsrechten direct te controleren.
Wacht daar niet weken mee.
Controleer of:
- tijdelijke passen zijn ingeleverd;
- digitale rechten zijn ingetrokken;
- codes zijn gewijzigd indien nodig;
- sleutels zijn teruggebracht.
Zo voorkom je dat toegang onnodig actief blijft.
Tijdelijke toegang voor bedrijven in Enschede en Twente
Veel bedrijven in Enschede en Twente werken dagelijks met externe partijen.
Denk aan productiebedrijven, logistieke organisaties, kantoren, zorglocaties, magazijnen en technische bedrijven.
Rodateq helpt bedrijven met toegangscontrolesystemen die kunnen worden afgestemd op gebruikers, ruimtes en tijdstippen.
Daarbij kan worden gekeken naar:
- aantal externe bezoekers;
- aantal toegangsdeuren;
- bestaande sleutelsystemen;
- gewenste tijdschema’s;
- gevoelige ruimtes;
- integratie met camera’s of intercom.
Zo ontstaat een toegangsoplossing die aansluit op de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen over tijdelijke toegang
Wat is tijdelijke toegang tot een bedrijfspand?
Tijdelijke toegang is toegang die slechts voor een beperkte periode geldig is. Dat kan bijvoorbeeld voor een monteur, leverancier of tijdelijke medewerker zijn.
Kan toegang automatisch verlopen?
Bij geschikte toegangscontrolesystemen kunnen rechten worden ingesteld voor een bepaalde periode of tijdstip.
Kan een leverancier alleen toegang krijgen tot het magazijn?
Ja. Toegang kan afhankelijk van het systeem worden beperkt tot specifieke deuren of ruimtes.
Is tijdelijke toegang veiliger dan een sleutel?
Digitale toegang is vaak beter beheersbaar, omdat rechten kunnen worden aangepast of ingetrokken zonder dat fysieke sloten vervangen hoeven te worden.
Kan tijdelijke toegang worden gecombineerd met camerabeveiliging?
Ja. Camerabeveiliging bij toegangspunten kan extra inzicht geven in wie het pand of terrein betreedt.
Voor welke bedrijven is tijdelijke toegang interessant?
Onder andere voor productiebedrijven, magazijnen, kantoren, logistieke bedrijven, zorglocaties en organisaties die regelmatig externe partijen ontvangen.
Tijdelijke toegang professioneel regelen?
Wil je tijdelijke toegang tot je bedrijfspand beter organiseren voor leveranciers, monteurs, schoonmaakbedrijven of tijdelijke medewerkers?
Rodateq helpt bedrijven met professionele toegangscontrole waarmee rechten kunnen worden afgestemd op personen, ruimtes en tijdstippen.
Zo voorkom je onnodige sleutels in omloop en houd je meer controle over wie wanneer jouw bedrijfspand binnenkomt.
Neem contact op met Rodateq voor vrijblijvend advies over toegangscontrole voor jouw bedrijf in Enschede, Twente of Overijssel.