Toegangscontrole bij personeelswisselingen helpt bedrijven om grip te houden op wie toegang heeft tot het pand, bepaalde afdelingen en gevoelige ruimtes. Wanneer medewerkers uit dienst gaan, van functie veranderen of tijdelijk ergens anders werken, kunnen bestaande toegangsrechten snel verouderd raken.
Bij traditioneel sleutelbeheer is dat lastig. Sleutels moeten worden teruggevraagd, kunnen zoekraken en zijn soms gekopieerd. Met digitale toegangscontrole kunnen rechten veel gerichter worden aangepast of ingetrokken.
Dat maakt personeelswisselingen niet alleen administratief overzichtelijker, maar ook veiliger.
Waarom personeelswisselingen een beveiligingsrisico kunnen zijn
Binnen bedrijven veranderen functies en teams voortdurend.
Medewerkers:
- komen in dienst;
- gaan uit dienst;
- wisselen van afdeling;
- krijgen tijdelijk andere werkzaamheden;
- verhuizen naar een andere vestiging;
- krijgen meer of juist minder verantwoordelijkheden.
Wanneer toegangsrechten niet worden aangepast, kan iemand toegang houden tot ruimtes waar dat niet langer nodig is.
Dat ontstaat vaak niet bewust. Rechten worden ooit ingesteld en blijven daarna bestaan.
Juist daarom is het verstandig om toegangsbeheer onderdeel te maken van het personeelsproces.
Wat gebeurt er met toegang wanneer iemand uit dienst gaat?
Bij vertrek van een medewerker moeten verschillende praktische zaken worden geregeld.
Denk aan:
- laptop inleveren;
- accounts afsluiten;
- bedrijfsmiddelen retourneren;
- toegangspassen inleveren;
- sleutels teruggeven.
Fysieke toegang tot het bedrijfspand hoort daar nadrukkelijk bij.
Met digitale toegangscontrole kan het toegangsrecht van een vertrekkende medewerker worden ingetrokken zodra dit nodig is.
Daarmee voorkom je dat een oude pas, tag of mobiele toegang actief blijft.
Het probleem met traditionele sleutels
Gewone sleutels zijn eenvoudig, maar bieden weinig flexibiliteit wanneer personeel regelmatig wisselt.
Een sleutel kan worden:
- verloren;
- niet teruggebracht;
- gekopieerd;
- doorgegeven;
- jarenlang bewaard.
Wanneer niet duidelijk is hoeveel kopieën bestaan, kan een bedrijf uiteindelijk weinig zekerheid hebben over wie nog toegang heeft.
In sommige situaties moeten bij verlies van een belangrijke sleutel zelfs sloten of cilinders worden vervangen.
Digitale toegangscontrole maakt wijzigingen doorgaans veel eenvoudiger beheersbaar.
Rechten intrekken zonder sloten te vervangen
Een belangrijk voordeel van digitale toegangscontrole is dat het toegangsmiddel en het fysieke slotbeheer van elkaar kunnen worden losgekoppeld.
Wanneer een medewerker vertrekt, kan zijn of haar bevoegdheid worden verwijderd.
Andere medewerkers hoeven daardoor niet allemaal nieuwe sleutels te krijgen.
Dat is vooral praktisch bij bedrijven met:
- veel personeel;
- meerdere deuren;
- verschillende afdelingen;
- hoge personeelsdoorstroom;
- meerdere vestigingen.
Toegangsrechten aanpassen bij functiewijzigingen
Niet alleen medewerkers die vertrekken verdienen aandacht.
Ook interne functiewijzigingen kunnen betekenen dat toegangsrechten moeten veranderen.
Een medewerker die vanuit het magazijn naar een kantoorfunctie gaat, heeft bijvoorbeeld mogelijk geen toegang meer nodig tot bepaalde opslagzones.
Andersom kan iemand die naar de technische dienst overstapt juist toegang nodig krijgen tot technische ruimtes.
Toegangsrechten moeten daarom aansluiten op de actuele functie en niet op rechten die jaren geleden ooit zijn ingesteld.
Werk met toegangsrechten per functie
Een praktische manier om toegang te beheren is door te werken met gebruikersgroepen.
In plaats van iedere medewerker volledig afzonderlijk in te richten, kunnen rechten bijvoorbeeld worden gekoppeld aan functies of afdelingen.
Denk aan groepen zoals:
- kantoor;
- magazijn;
- productie;
- technische dienst;
- directie;
- facilitair;
- IT;
- schoonmaak.
Wanneer iemand van functie verandert, kunnen de toegangsrechten worden aangepast aan de nieuwe groep.
Dat maakt het beheer overzichtelijker.
Niet iedere medewerker hoeft overal naar binnen
Binnen veel bedrijven heeft een groot deel van de medewerkers alleen toegang nodig tot een beperkt aantal ruimtes.
Toch ontstaat bij traditioneel sleutelbeheer soms een situatie waarbij medewerkers meer deuren kunnen openen dan nodig is.
Met toegangscontrole kun je dit beter afstemmen.
Een administratief medewerker hoeft bijvoorbeeld niet automatisch toegang te krijgen tot:
- serverruimtes;
- technische ruimtes;
- magazijnen;
- voorraadruimtes;
- machinekamers.
Door toegang gericht in te richten verklein je onnodige risico’s.
Nieuwe medewerkers direct goed instellen
Ook de instroom van nieuwe medewerkers vraagt om een duidelijke procedure.
Bij de eerste werkdag kan toegang direct worden gekoppeld aan de functie van de medewerker.
Controleer vooraf:
- welke ingang gebruikt wordt;
- welke afdeling toegankelijk moet zijn;
- welke werktijden gelden;
- welke beveiligde ruimtes nodig zijn;
- of tijdelijke rechten nodig zijn.
Zo voorkom je dat nieuwe medewerkers uit gemak te ruime toegangsrechten krijgen.
Tijdelijke medewerkers apart beheren
Uitzendkrachten, stagiairs en tijdelijke medewerkers hoeven vaak niet dezelfde toegangsrechten te krijgen als vaste medewerkers.
Hun toegang kan worden afgestemd op:
- contractduur;
- werkzaamheden;
- afdeling;
- werktijden;
- benodigde ruimtes.
Wanneer de tijdelijke periode afloopt, kunnen de rechten worden ingetrokken.
Dit is vooral handig bij bedrijven die regelmatig met seizoensmedewerkers of uitzendpersoneel werken.
Stagiairs en trainees
Ook stagiairs kunnen gedurende enkele maanden toegang nodig hebben.
Omdat zij tijdelijk onderdeel zijn van de organisatie, is het verstandig om vanaf het begin vast te leggen wanneer de toegangsrechten moeten eindigen.
Dat voorkomt dat oude passen na afloop nog bruikbaar blijven.
Toegang controleren bij langdurige afwezigheid
Soms blijft een medewerker wel in dienst, maar is diegene langere tijd afwezig.
Denk bijvoorbeeld aan:
- langdurig verlof;
- detachering;
- tijdelijke plaatsing elders;
- langdurige ziekte.
Afhankelijk van het beveiligingsbeleid kan het verstandig zijn om te bekijken of bepaalde toegangsrechten tijdelijk aangepast moeten worden.
Het uitgangspunt blijft dat toegang aansluit bij wat iemand daadwerkelijk nodig heeft.
Vergeet externe medewerkers niet
Personeelsbeheer gaat niet alleen over mensen met een vast arbeidscontract.
Binnen een bedrijf kunnen ook langdurig externe personen actief zijn.
Denk aan:
- freelancers;
- consultants;
- onderhoudspartijen;
- schoonmaakpersoneel;
- beveiligingsmedewerkers;
- IT-partners.
Ook voor deze groepen moet duidelijk zijn wanneer toegang begint en eindigt.
Periodiek toegangsrechten controleren
Zelfs wanneer personeelswisselingen zorgvuldig worden verwerkt, is een periodieke controle verstandig.
Na verloop van tijd kunnen oude rechten toch blijven bestaan.
Een toegangscontrole kan bijvoorbeeld ieder kwartaal, halfjaar of op een ander passend moment worden gecontroleerd.
Bekijk daarbij:
- actieve gebruikers;
- vertrokken medewerkers;
- oude afdelingen;
- tijdelijke rechten;
- externe partijen;
- ongebruikte passen.
Op die manier blijft het systeem actueel.
Maak één persoon of afdeling verantwoordelijk
Een veelvoorkomend probleem ontstaat wanneer niemand expliciet verantwoordelijk is voor toegangsbeheer.
HR denkt dat facilitair het doet.
Facilitair denkt dat IT het doet.
En uiteindelijk blijven oude rechten bestaan.
Maak daarom duidelijk wie verantwoordelijk is voor:
- nieuwe gebruikers aanmaken;
- rechten wijzigen;
- vertrekkende medewerkers uitschrijven;
- toegangsmiddelen innemen;
- periodieke controles.
Dat kan afhankelijk van de organisatie bijvoorbeeld facilitair beheer, HR of een beveiligingsverantwoordelijke zijn.
Koppel HR-processen aan toegangsbeheer
Bij grotere organisaties is het verstandig om personeelsprocessen en toegangsbeheer op elkaar af te stemmen.
Wanneer een nieuwe medewerker start, wordt toegang aangevraagd.
Wanneer iemand van functie verandert, worden rechten beoordeeld.
Wanneer iemand vertrekt, wordt toegang ingetrokken.
Door dit als vaste stap in het proces op te nemen, is er minder kans dat fysieke toegang wordt vergeten.
Toegangscontrole bij ontslag of onverwacht vertrek
Soms eindigt een arbeidsrelatie onverwacht.
Dan kan het belangrijk zijn dat toegangsrechten direct worden aangepast.
Digitale toegangscontrole biedt daarbij een belangrijk voordeel: de bevoegdheid van een specifieke gebruiker kan snel worden gewijzigd zonder dat de toegang van andere medewerkers hoeft te veranderen.
Bij fysieke sleutels is dat vaak ingewikkelder wanneer niet zeker is of alle exemplaren zijn ingeleverd.
Toegang tot gevoelige ruimtes extra controleren
Bij personeelswisselingen verdienen gevoelige ruimtes extra aandacht.
Denk bijvoorbeeld aan:
- serverruimtes;
- archieven;
- magazijnen met kostbare voorraad;
- technische ruimtes;
- directiekantoren;
- ruimtes met vertrouwelijke informatie.
Controleer regelmatig welke medewerkers toegang hebben en of deze rechten nog noodzakelijk zijn.
Toegangscontrole combineren met camerabeveiliging
Op belangrijke toegangspunten kan toegangscontrole worden gecombineerd met camerabeveiliging.
Dat kan extra zicht geven bij bijvoorbeeld:
- personeelsingangen;
- magazijningangen;
- technische ruimtes;
- buitenterreinen.
De systemen hebben ieder een andere functie.
Toegangscontrole bepaalt wie toegang krijgt.
Camerabeveiliging geeft visueel inzicht rondom belangrijke gebieden.
Samen kunnen ze onderdeel vormen van een completere beveiligingsoplossing.
Meerdere vestigingen en personeelswisselingen
Voor bedrijven met meerdere vestigingen kan toegangsbeheer snel ingewikkeld worden.
Een medewerker kan bijvoorbeeld verhuizen van Enschede naar Hengelo.
Dan moet worden bekeken of toegang tot de oude vestiging nog nodig is.
Een centraal ingericht toegangsbeleid kan helpen om duidelijker te bepalen welke locatie iemand mag betreden.
Personeelsgroei vraagt om schaalbaar toegangsbeheer
Een bedrijf met tien medewerkers kan sleutelbeheer vaak nog redelijk handmatig uitvoeren.
Bij vijftig, honderd of meer medewerkers wordt dat steeds lastiger.
Daarom is het verstandig om bij groei na te denken over een systeem dat kan meegroeien.
Daarbij kunnen nieuwe:
- medewerkers;
- afdelingen;
- toegangspunten;
- vestigingen;
- gebruikersgroepen;
worden toegevoegd zonder dat het complete systeem opnieuw moet worden opgebouwd.
Toegangscontrole voor bedrijven in Enschede en Twente
Bedrijven in Enschede en de rest van Twente hebben te maken met groei, personeelswisselingen en tijdelijke medewerkers.
Voor productiebedrijven, kantoren, logistieke ondernemingen, zorglocaties en technische bedrijven kan digitaal toegangsbeheer daarom veel praktische voordelen bieden.
Rodateq kijkt onder andere naar:
- aantal medewerkers;
- aantal deuren;
- bestaande sleutelbeheer;
- afdelingen;
- werktijden;
- gevoelige ruimtes;
- tijdelijke medewerkers;
- externe partijen.
Daarmee kan een oplossing worden ingericht die aansluit op de organisatie.
Veelgestelde vragen over toegangscontrole bij personeelswisselingen
Wat gebeurt er met toegang wanneer een medewerker uit dienst gaat?
Bij digitale toegangscontrole kan het toegangsrecht van de medewerker worden ingetrokken, zodat het gebruikte toegangsmiddel geen toegang meer geeft.
Moeten sloten worden vervangen wanneer iemand vertrekt?
Bij traditionele sleutels kan dat in bepaalde situaties nodig zijn. Bij digitale toegangscontrole kunnen individuele rechten doorgaans worden aangepast zonder alle sloten te vervangen.
Kunnen toegangsrechten per functie worden ingesteld?
Ja. Afhankelijk van het systeem kunnen gebruikers of groepen verschillende rechten krijgen voor deuren, ruimtes en tijdstippen.
Kunnen tijdelijke medewerkers automatisch hun toegang verliezen?
Bij geschikte systemen kunnen tijdelijke rechten worden ingesteld voor een bepaalde periode.
Hoe vaak moeten toegangsrechten worden gecontroleerd?
Dat hangt af van de organisatie. Een periodieke controle is verstandig, vooral bij bedrijven met veel personeelswisselingen.
Is digitale toegangscontrole geschikt voor kleine bedrijven?
Ja. Ook kleinere bedrijven kunnen profiteren van digitaal toegangsbeheer wanneer meerdere medewerkers toegang hebben tot verschillende ruimtes.
Meer grip op toegangsrechten binnen jouw bedrijf?
Wil je toegangscontrole bij personeelswisselingen beter organiseren en voorkomen dat oud-medewerkers of tijdelijke krachten onnodig toegang blijven houden?
Rodateq helpt bedrijven met toegangscontrolesystemen waarmee gebruikersrechten overzichtelijk kunnen worden beheerd.
Door toegang te koppelen aan medewerkers, functies, ruimtes en tijdstippen ontstaat een systeem dat gemakkelijker met jouw organisatie meebeweegt.
Neem contact op met Rodateq voor vrijblijvend advies over toegangscontrole voor jouw bedrijf in Enschede, Twente of Overijssel.